Jobbbeskrivning av en kontorschef med sekretärfunktioner: funktioner och krav

Även med en liten personal, inklusive endast chefen för företaget och dess anställda, behövs en ansvarsfull anställd, som skulle vara den organiserande kraften, som kan styra och kontrollera arbetsprocessen - denna idé avgör texten i arbetsbeskrivningen för kontorschefen.

En sådan ställning kräver att den sökande har en uppsättning specifika färdigheter och lämplig utbildning samt förmågan att interagera med människor. Denna lista med krav är dock inte begränsad till.

Arbetsbeskrivning

Redan i skedet av att söka en tjänst kan en kandidat bekanta sig med en normativ handling som reglerar sina rättigheter, skyldigheter och ansvarsområde i ett företag. Ett sådant dokument kallas jobbbeskrivning. Det består av fem huvudavsnitt:

1. Allmänna bestämmelser De innehåller all organisatorisk information: företagets namn, den position som innehas och den strukturella enhet som det tillhör. Det indikerar också underordning, förfarandet för att fylla en tjänst och uppsägning, samt krav på utbildning och kvalifikationer.
2. Plikter. I det här avsnittet listas anställdas ansvar samt hur man implementerar dem.
3. Den anställdes rättigheter, det vill säga alla ytterligare funktioner som bidrar till effektiv utförande av uppgifter.
4. Ett ansvar. I enlighet med detta avsnitt beslutar ledningen om bedömningen av kvaliteten på arbetet, befordran eller böter.
5. Förhållandet. Det här avsnittet reglerar all kommunikation med externa och interna enheter som kan uppstå från den anställde i arbetet med att utöva sina funktioner.

Principer för att skriva jobbbeskrivningar

Den normativa basen för utarbetandet av sådana dokument är Kvalificeringskatalogen för chefer, specialister och andra anställda (1998). Under utvecklingen ägnades stor uppmärksamhet åt beskrivningen av anställningens ställning och villkor för att fullgöra sina uppgifter. Specifikationerna för arbetet ingår i titeln på dokumentet, till exempel "Jobbbeskrivning av sekreteraren" (kontorschef eller huvudkontor).

Dessutom, om det finns två inlägg med samma namn, men med olika uppgifter, bör olika dokument utarbetas som speglar dessa skillnader. Jobbbeskrivningarna för personalchefs kontorschef har vissa skillnader från samma lagstiftningsakt för sekreteraren.

Krav på kontorschef

På ett eller annat sätt måste en kandidat till en position leda människor. Det kan bara vara ett par personer i ett litet företag eller hela den administrativa personalen i ett stort företag. Naturligtvis måste den sökande vara en säker datoranvändare och kunna arbeta med annan kontorsutrustning (skanner, skrivare eller fax). Kontorschefen är ofta en representant för företaget, så ett obligatoriskt tal och förmågan att skriva affärsbrev är en förutsättning. Mycket ofta kräver företag att sådana anställda känner till grunderna för pappersarbete och arbetsrätt. Färdighet i minst ett främmande språk är fortfarande en önskvärd färdighet, men när du ansöker om ett stort företag är detta redan ett av de obligatoriska kraven.

I vissa fall måste kontorschefen kombinera sina uppgifter med andra anställdas funktioner. Detta leder till en ökning av nödvändiga färdigheter. Så en kontorschef med funktioner som en revisor måste ha en lämplig utbildning och ha specialprogram.

Huvudansvar

En typisk arbetsbeskrivning av en kontorschef med sekretärfunktioner innehåller följande objekt:

• bearbeta post, både inkommande och utgående; deras omfördelning inom företaget;
• kontroll över tidpunkten för uppfyllandet av skyldigheter enligt avtal och avtal;
• att ringa utgående och ta emot inkommande samtal;
• arbeta med kunder och företrädare för partnerföretag;
• övervaka tillgången på nödvändigt brevpapper;
• hålla kontorsutrustning i funktionsdugligt skick och ringa specialister i händelse av intrång
• tidsfördelning inom arbetsplanen (i vissa fall för huvudet);
• organisering av nödvändiga evenemang (möten, konferenser, affärsresor, företagsfester);
• mötesloggning;
• uppdatering och påfyllning av nytt innehåll på företagets webbplats.

Denna lista innehåller endast grundläggande krav. Andra artiklar kan läggas till i enlighet med det specificerade i det ingående arbetskontraktet. Jobbbeskrivningen för en kontorschef med till exempel en personalombud kräver att en anställd behåller och tillhandahåller all redovisningsdokumentation i tid eller ersätter chefen för personalavdelningen i händelse av frånvaro.

Ytterligare ansvar

Förutom huvudfunktionerna innehåller kontorschefens arbetsbeskrivning en lista över olika ansvarsområden, som kan variera beroende på företagets anvisningar. En kontorschef kan krävas att arbeta med administrativa myndigheter, det vill säga att få tillstånd att bedriva handel, öppna en filial av ett företag eller ett dotterbolag, etc.

En av de viktigaste uppgifterna är företagets faktiska ledning i frånvaro av dess styrelseledamot. Naturligtvis är detta bara möjligt om den anställde har etablerat sig som en ansvarsfull och pålitlig person att lita på. Dessutom innehåller arbetschefen för kontorschefen ofta en klausul om behovet av att utarbeta en allmän fullmakt. Ett sådant dokument kan t ex krävas för att ta emot postföremål av hög grad av betydelse.

Informella krav

Stora företag tillåter vanligtvis i förväg att bekanta sig med provjobbbeskrivningen för kontorschefen för kandidater till denna position, så att de är helt medvetna om listan med krav och ansvar.

Men även när sådana befogenheter ser, måste sökanden förstå att han förblir en av de många anställda i företaget. I detta avseende bör man inte glömma bort vad som inte beskrivs i arbetsbeskrivningen. En kontorschef med en sekreterares funktioner måste vara en person som har en känslig känsla av tid för att kunna distribuera den vid behov.

Uppgifter för att organisera arbetsflödet

Det viktigaste kravet för hans arbete är effektivitet, så en person som har en sådan position är skyldig att ekonomiskt konsumera kontorsmaterial för att kontrollera mängden förbrukad el.

För andra anställda är kontorschefen nästan i nivå med huvudet. I kraft av detta måste han se till att arbetsvillkoren är i enlighet med accepterade sanitära standarder och säkerhetsregler. Slutligen, när han fullgör sina direkta uppgifter, får kontorschefen tillgång till sekretessbelagda dokument, så ett av kraven är att underteckna ett avtal om icke-avslöjande om affärshemligheter eller annan information som kan skada företagets marknadsposition.

Office Manager-rättigheter

Naturligtvis tillåter utförandet av ett sådant antal uppgifter en anställd att utöva särskilda rättigheter. De beskrivs också i kontorschefs jobbbeskrivning. Kärnan hos några av dem, till exempel förmågan att få tillgång till konfidentiell information, härrör direkt från behovet av att fullgöra sina arbetsuppgifter. Andra är förknippade med makt privilegier. Så har kontorschefen rätten att kräva av de övriga anställda att korrigera de misstag som gjorts av dem i vårdslöshet i produktionsdokumenten, för att fastställa storleken på incitamentet eller att tillämpa påföljder för det försummade.

Ofta är kontorschefen länken mellan anställda och beslutsfattare. En sådan position gör att han kan uppnå bättre arbetsvillkor och presentera kollektiva önskemål för att förbättra kvaliteten på arbetet för både en viss avdelning och företaget som helhet.

Funktioner i arbetsbeskrivningen för kontorschefen för försäljningsavdelningen

Kontorschefer har länge varit oumbärliga i stora och inte så stora företag, så de behöver vissa speciella färdigheter för att fylla en sådan ledig tjänst. Ett vanligt fall är när flera kontorschefer med specialfunktioner, som övervakas av en, arbetar vid samma företag. Deras jobbbeskrivningar sammanfaller i huvudsak, men skiljer sig åt i en annan uppsättning funktioner.

Så om kontorschefen arbetar i försäljningsavdelningen kan hans arbetsbeskrivning innehålla sådana artiklar som:

• söka efter nya försäljningsställen;
• spåra förändringar i efterfrågestrukturen;
• beredning av rapporteringsdokument om perfekt försäljning;
• direkt arbete med kunden för att ta emot beställningar och deras efterföljande behandling;
• arbeta med att informera kunder om möjliga förändringar i sortimentet av varor och omberäkning av priser;
• organisering av nödvändiga möten;
• undertecknande av kontrakt för leverans av varor.

Ytterligare krav kan vara relaterade till specifikationerna för de varor som erbjuds av företaget. Om företaget är förknippat med försäljningen av fastigheter, kan kontorschefens uppgifter omfatta utarbetande av informationsbroschyrer och förberedelse av specifika dokument.

Kontorschefansvar

Om de inte fullgör sina uppgifter, när man begår brott, inklusive avslöjande av affärshemligheter eller utför andra åtgärder som är skadliga för företagets image, är kontorschefen ansvarig i enlighet med normerna i de administrativa, civila och straffrättsliga reglerna. Om väsentlig skada orsakades av organisationen, ska straffen åläggas i enlighet med bestämmelserna i arbetslagen.