Dokumentationsyrke: jobbansvar

Dokumentflöde är en viktig komponent i verksamheten och en oumbärlig del av förvaltningen av alla institutioner, organisationer, företag. Affärspapper måste vara korrekt sammansatta, lagras systematiskt och flyttas optimalt. Med ekonomins utveckling ökar informationsflödet och antalet dokument inom alla områden av mänsklig aktivitet. Därför växer numera efterfrågan på ett ganska nytt yrke - en dokumenthanterare.

Vem är en dokumenthanterare

En dokumentspecialist är en specialist som bedriver registrering och redovisning av dokumentation. Närstående yrken är sekreterare, arkivar, kontorist.

Ledningens administrativa handlingar bör upprättas korrekt i enlighet med standarderna och uppmärksammas av anställda, och just de som beställningarna var avsedda för. Dokument tenderar att vara föråldrade, ur cirkulation. I detta fall måste de sorteras i enlighet med lagstiftningsakter för journalföring och placeras i arkivet. Allt detta görs av en dokumenthanterare.

Dokumentspecialistens jobbansvar kan verka tråkigt. Men detta är bara vid första anblicken. Genom händerna på en dokumenthanterare, särskilt om han enbart ansvarar för dokumenthantering i företaget, passerar all informationsflöde igenom, han kan spåra arbetet i alla avdelningar och förstå mekanismerna för verksamhet och utveckling av företaget.

I stora organisationer delas vanligtvis specialisternas ansvar att arbeta med dokument: design, registrering, inmatning i en elektronisk databas, utförande kontroll, lagring utförs av olika personer och till och med hela avdelningar.

Vad en dokumenthanterare behöver veta

För att korrekt utarbeta dokument där information presenteras kortfattat, tydligt och tydligt måste en specialist känna till syftet och formerna för att sammanställa alla typer av dokument. För att veta hur ett juridiskt bindande dokument ser ut måste det äga grunderna i lagen.

Eftersom i dag de flesta dokument lagras på elektroniska medier, och ett datorutbyte av information behövs, måste dokumenthanteringsspecialisten förstå programvaran. Han måste skapa elektroniska databaser och kunna kommunicera med personal som betjänar automatiska system för att skapa, lagra och överföra dokument.

För att lagra dokument i arkivet måste en specialist känna till vissa regler och specifikationer. Syftet med dokument och deras konfidentialitet, villkor, lagringsvillkor - enligt dessa kriterier måste du sortera dokumenten i arkivet och sedan skapa ett effektivt söksystem.

Dokumentationsansvar

Jobbansvaret för en dokumenthanterare i en institution inkluderar

- förberedelse, redovisning, lagring och kontroll av dokument;

- Systematisering av arbetsflödet och säkerställande av förflyttning av dokument.

- Organisation av optimalt dokumentflöde inom organisationen;

- organisering av lagring och utveckling av dokumentationsklassificerare;

- sortering, granskning av värde och överföring till arkivet för dokument med giltig giltighet;

- effektivisering av inkommande dokumentation;

- Utveckling av standardformulär och tidblad för dokument.

- Skapa dokumentbaser med skapande av registreringsnummer och index och elektroniska lagringsadresser.

- beredning av nödvändigt material för möten, förhandlingar och möten.

Den ledande dokumenthanteraren utför de officiella uppgifterna, i själva verket densamma, men med en större andel av ansvaret, plus ger uppgifter till lägre rankade anställda.

Jobbansvar för en dokumenthanterare i en utbildningsinstitution

En dokumentansvarig vid en utbildningsinstitution bör känna till, bland andra lagstiftningsakter, Rysslands lag ”On Education”. Eftersom förskolor och skolor har en begränsad personal kombinerar en dokumentansvarig en sekreterares, en kontorist och en anställds uppgifter av de metodologiska rekommendationerna för att arbeta med dokument i utbildningsinstitutionerna (brev från Ryska federationens utbildningsministerium av den 02.12.2000 nr 03-51 / 64).

Dokumentförvaltarens uppgifter i en dagis inkluderar bland annat förberedelse av anställningsavtal med anställda och utförande av personliga handlingar och förvaring av en barnbok. Han arbetar också med ett militärregistreringsdisk och underhåller lämplig dokumentation om det finns militära anställda i institutionen.

Dokumenthanteraren kompletterar de officiella uppgifterna i skolan genom att förbereda utkast till administrativa dokument om kontingentens rörelse och fylla i personliga filer, hålla en alfabetisk bok av elever och ta hänsyn till skolarbetarnas timmar för skolarbetet, bearbeta och bearbeta överföringen av elevernas personliga filer till arkivet.

Högskolor bedriver inte bara utbildningsverksamhet utan också vetenskapliga.

Dokumentförvaltarens uppgifter vid ett universitet gör att en specialist åtminstone i allmänhet förstår profilen för en viss fakultet, eftersom han måste förbereda dokument för möten och möten och hålla sina protokoll och telefonsamtal på dekanens vägnar.

Personliga egenskaper hos en dokumenthanteringsspecialist

Uppmärksamhet är den viktigaste kvaliteten hos en specialist i att arbeta med dokument. Noggrannhet, noggrannhet och ansvar kompletterar listan över personliga egenskaper som krävs för att arbeta med affärspapper. Fel i data, brott mot lagen, förlust av dokument kan kosta företaget mycket när man slutar ett kontrakt eller personalrevision.

Volymerna av information som en dokumenthanterare arbetar med kräver bra minne.

För att arbeta inom vilket område som helst behöver han uthållighet och läskunnighet när han arbetar med papper och inom personalhantering - och organisationsförmågor och kreativitet och kommunikationsförmåga.

Att sätta rätt mål och arbeta med företagets struktur, de så kallade entreprenörskvaliteterna, är nödvändiga för att dokumenthanteraren ska organisera det optimala arbetsflödet och klassificeringen.

Ofta arbetar dokumenthanteraren på små företag ensam. Självorganisation, disciplin och självkontroll hjälper till att organisera ett effektivt arbete.

Dokumentationskrav

Ett solidt regelverk för dokumenthantering kräver utbildning. Därför krävs vid anställning ett examensbevis på en högre utbildningsinstitution eller en sekundär specialutbildningsinstitution i specialiteterna ”Dokumentation”, ”Dokumentationsstöd för ett företag”. Det finns också relaterade specialiteter: "Dokumentationsstöd i rättsvetenskap" eller "Informationsstöd för ett företag".

Lagar och lagar, administrativa, normativa och vägledande dokument från högre organ relaterade till arbetsflöde är allmänna krav för dokument som en dokumenthanterare bör känna till. Jobbansvar kräver kunskap, eller åtminstone deras grunder, om metoder för analys, forskning, design, implementering och utveckling av dokumentationssystem, om utformning och drift av automatiserade styrsystem; organisering av arkivering och grundläggande programmering.

Fördelar och nackdelar med yrket som dokumenthanterare

Dokumenthanterarens yrke är universellt. Ett examensbevis och kunskap i specialiteten gör det möjligt för examen att arbeta i alla organisationer, eftersom arbetsflödet finns överallt. Detta är den största fördelen med yrket.

Den andra fördelen kan betraktas som möjligheten att arbeta som administratör, arkivist, kontorist, biträdande sekreterare, kontorschef, assistentchef och inte bara som dokumenthanterare.

Det tredje plus är att, trots det till synes rutinmässiga arbetet, är dokumenthanteraren i centrum för informationsflöden i organisationen och äger nästan alla sina hemligheter. Ibland är han, förutom ledningen, den enda ägaren till dessa hemligheter.

Arbetserfarenhet och entreprenörsanda gör det möjligt för dokumenthanteraren att organisera sin egen verksamhet för tillhandahållande av informationstjänster, om så önskas.

Fördelarna med yrket inkluderar arbete på kontoret under goda förhållanden, oavsett företagets profil och ett strikt arbetsschema.

Nackdelarna med dokumentäryrket är enhetlighet och, viktigast av allt, ett stort ansvar.

Var kan en dokumenthanterare arbeta?

Eftersom dokumenthanterare som har fått en utbildning i sin profil kan arbeta med alla typer av dokument (redovisning, personal, vetenskapliga och tekniska), kan de vara efterfrågade i olika organisationer:

- i myndigheter, både lokala och statliga;

- i avdelningsledningsorgan;

- inom arkiv- och dokumenttjänster för teknik och design, forskningsinstitutioner, inom sjukvård, arkiv, bibliotek och museum, brottsbekämpande strukturer

- i administrativa tjänster och avdelningar för kommersiella strukturer: pappersarbete, kontorsledning, personalhantering;

- när det gäller att utveckla informationssystem, konsultation av dokumentation, revision av informationssäkerhet

En karriärtillväxt för en dokumenthanterare beror på arbetsplatsen. I stora strukturer kan han resa sig till chef för affärer, i små - till assistentchef. Höjdpunkten i en dokumenthanteringskarriär kan betraktas som förberedelse av dokument för regeringen och Ryska federationens president.