Video: Jobba som undersköterska - ett viktigt yrke som behövs 2024, Juli
Många flickor drömmer om att starta en karriär med tjänsten som referenssekreterare. Detta är en helt normal och rimlig önskan. Bara inte alla tänker på vad som behövs för detta (förutom ett attraktivt utseende). Men det skulle vara värt det. När allt kommer omkring är referensen inte bara ett "vackert ansikte" bredvid ledaren. Snarare är det en "guide" i alla frågor: en kunskap och smart tjej som hittar en väg ut ur alla situationer. Låt oss titta närmare.
Vad du behöver för att kunna göra
I alla organisationer finns det en instruktion från sekreteraren-referenten. Den innehåller en lista (ibland detaljerad, ibland inte särskilt) om officiella uppgifter. Dessa inkluderar färdigheter. En person som har tur att få ett sådant jobb ska kunna kommunicera med klienter, förhandla (personligt och telefoniskt), välja och organisera material, förbereda sammanfattningar och mer. Det är, det är uppenbart att den här personen ska ha mycket färdigheter. Specifikationerna beror på företagets riktning. Så, till exempel, krävs en juridisk rådgivare för att förstå de juridiska komplikationerna. Det händer att denna position är förknippad med förmågan att lösa organisatoriska problem. Med andra ord är referensen ledarens "högra hand". Han är alltid i vingarna, han måste veta allt som chefen behöver för sitt arbete.
Några "speciella" yrkesfrågor
Här är det värt en liten förtydligande av vad som vanligtvis är "gömt bakom kulisserna". Eftersom referensen just är den person som oftast kommunicerar med chefen, måste han ha vissa diplomatiska förmågor. Varför? Det är enkelt: ledaren (särskilt ett stort team) har ingen tid att hantera alla nyanser i förhållandet. Vanligtvis är han en man i arbetet. När någon har födelsedag, som kommer att föda, som har barn - intresserar det honom bara i samband med arbetsmoment. Alla dessa "små saker" faller på assisterande sekreterares axlar. Han är skyldig att berätta för chefen när semestern ska meddela om spänningen som skapas i laget (om det är värt hans uppmärksamhet). Så det visar sig att först assisterande sekreterare själv måste ta reda på det, sila ut överskottet och sedan "ladda" chefen. Det här arbetet är inte lätt! Men detta kom från området för informella uppgifter.
Huvud funktioner
Nästan allt kontorsarbete faller till biträden av biträdande sekreterare i små företag. I stort - en del av det. Det vill säga att du måste lära dig att skriva brev, korrekt ordna mottagning och skicka, registrering, distribution (i förekommande fall) och så vidare. Det är tydligt att man inte kan göra utan perfekt kunskap om det ryska språket. Felbrev är företagets bortskämda ansikte. Ibland krävs det att en person med kunskap om främmande språk arbetar i denna position. Referenten är vidare den person som ansluter företagets anställda (eller dess avdelningar) till varandra. Dess funktioner inkluderar korrekt distribution av informationsflöden mellan strukturella enheter som arbetar med en stor sak. Referenten är ett yrke som är ganska komplicerat, eftersom man måste komma ihåg många detaljer och fakta. Allt detta är nödvändigt för att ledaren ska känna sig bekväm, inte att bli distraherad av bagateller från huvudlinjen.
Personliga kvaliteter
Eftersom referentens arbete är baserat på kommunikation, väljer de en kommunikativ person som inte är konflikt för tjänsten. I alla företag är detta en "nyckelpost". Den som ockuperar honom har stort inflytande på både ledaren och kollegorna. Därför krävs anständighet helt enkelt. Assisterande sekreterare bör också vara punktlig, smart, till och med kreativ. Man måste kunna hitta en acceptabel väg ut ur alla situationer. Granskaren tänker först på ”arbetsgivarens” ansikte och sedan på sig själv. Ansvarsnivån är inte bara hög utan också global. Inte alla klarar en sådan belastning. Därför måste du tänka noga innan du ansöker om en sådan position. Assisterande sekreterare på arbetsplatsen borde kunna sätta sina intressen i bakgrunden. Den första - allt som är nödvändigt för chefen att arbeta. Förresten, det är därför som flickor oftast besitter denna position, eftersom att ta hand om grannen hos kvinnor är i blodet.
Konfidentiell information
Det är uppenbart att med så nära kommunikation kommer många fakta som inte bör offentliggöras att bli kända för referensen. Det är inte bara professionella hemligheter och affärshemligheter. Ofta är sekreteraren, som en nära vän, betrodd och personlig information. Är det värt att nämna att referensen krävs för att kunna lagra konfidentiell information. Detta är en av hans huvudsakliga professionella färdigheter.
Vilken utbildning behövs
Chefen försöker välja en referens, baserad på aktivitetsriktningen. Det vill säga att den sökande måste ha ett examensbevis som motsvarar företagets arbete. Dessutom väljs ofta personer med juridisk utbildning för denna position. Detta är bekvämt om du ofta måste ingå avtal, förbereda andra dokument. Bland de enklaste kraven: flytande i alla datorprogram (kontor), förmågan att skriva ut (snabbt och kompetent). Eftersom referensen faktiskt är en rådgivare måste du ha färdigheter för att hitta information både på webben och offline. En smart person med en snabb reaktion tas till en sådan position oftare än innehavaren av ”rätt” examensbevis som inte vet hur man snabbt behärskar situationen.
Arbetsplats
En sådan position som sekreterare är nu i nästan vilket kontor som helst. Ofta kallas det bara så, och en person utför olika funktioner. Det beror på företagets storlek, uppgifter, antal anställda. I vissa företag utför sekreteraren också en revisors funktioner, i andra - en advokat och så vidare. Detta är en bra start för en person som söker karriärtillväxt. Under en kort tid kan du behärska många färdigheter, behärska olika yrken, det viktigaste är att förstå företagets arbete, "röra" allt med dina egna händer. Men du måste "snurra" mycket snabbt. Eftersom mycket information måste bearbetas i höghastighetsläge. Men om allt fungerar, kommer kunskaperna att räcka för att starta en oberoende uppstigning till de linjer som du definierar själv. Men detta är inte alls nödvändigt. Eftersom en referens yrke, om du tar det på allvar, är intressant i sig. Hon låter inte
springa i en smal riktning, konstant behärska alla nya volymer av kunskap, förbättra.
Hur du får en intervju
Om du bestämmer dig för att hantera ett sådant ansvarsfullt jobb ska du skicka in ett CV för de lediga lediga platserna. Var noga med att kontrollera svarenes läskunnighet. Tänk på att stavfel minskar dina chanser till noll direkt. Stilen bör också vara begränsad verksamhet. Var och en av dina ord kommer att vägas noga och medvetet. Sedan börjar "försöken". Du kommer att behöva ägna lite tid för att bevisa att du kommer att kunna vara en värdig assistent för ledaren. Varje företag kommer med sina egna metoder. Förbered dig dock på att du måste prata med olika tjänstemän, förbereda flera officiella dokument, svara på ett par telefonsamtal. Du måste också ta hänsyn till det faktum att ditt utseende kommer att kontrolleras strikt. Det vill säga de kommer att "undersöka" från topp till tå. Oftast måste du visa en affärsstil av kläder (smink, frisyr). Det är också oönskat att använda starka aromer. Tänk över varje liten sak! Allt i dig ska vara diskret, men attraktivt. Tips: håll dig blygsam, men säker. Var smart, men inte arrogant. Då bör allt säkert fungera!
