Kontorschef - vem är det? Kontorschefens uppgifter

"Plankton", "chefer" - alla dessa opartiska definitioner avser kontorsarbetarnas arbete. Men är ett sådant jobb så värdelöst? Kontorschef - vem är det? Vad är hans ansvar?

Kontorschef - vem är det?

Kontorschefens yrke förväxlas ofta med sekreterarens yrke. Men det finns fortfarande en skillnad mellan dessa specialiteter. Så kontorschef - vem är det?

Chefen för detta område är en kontorschef eller administratör. Det reglerar kontorsarbete, är en viktig informativ länk mellan anställda och överordnade, klienter och anställda, etc.

Ju mer aktiv organisationsaktivitet är, desto fler problem har det med dagliga små organisationsfrågor och dokumentation. Deras implementering och ger en kontorschef.

Han ser till att alla aktuella handlingar, såväl som order från hans överordnade, utförs vederbörligen. Samtidigt bör verkställande order meddelas företagets anställda i tid, alla klagomål från besökare ska beaktas och anställdas förslag ska meddelas myndigheterna.

Således faller kontorsarbete såväl som kommunikation i företaget delvis på axlarna hos kontorschefer.

Arbetsplats och lön

En kontorschef behövs i alla företag som har ett kontor, en chef och minst ett fåtal anställda. I små organisationer är listan över ansvarsområden för en sådan specialist mycket mindre än till exempel i ett stort företag. I ett stort företag kan det finnas flera kontorschefer, och var och en av dem tilldelas sin egen avdelning.

Det visar sig att efterfrågan på sådana specialister är ganska hög och eventuellt kommer att fortsätta växa. Men det finns praktiskt taget inga karriärmöjligheter. Särskilt om en person förutom kontorsledningen inte längre äger något yrke.

På grund av att uppgifterna inte är för komplicerade är konkurrensen om ett jobb, åtminstone i Ryssland, ganska hög - 6 personer för en ledig tjänst. Samtidigt är lönen låg enligt kapitalkrav - 27 tusen rubel.

I kulturhuvudstaden - St Petersburg - är lönen för sådana arbetare lägre med cirka 5-7 tusen, och konkurrensen är många gånger högre. Ju längre landets periferi är, desto lägre är lönen och desto fler sökande till tjänsten.

Nödvändiga personliga egenskaper

De beställningar som mottas av kontorschefen behöver som regel akut och snabb exekvering. Därför krävs den sökande för det första noga, snabbhet och punktlighet. Bra minne och koncentration är också viktigt.

Den som innehar denna position borde vara vänlig och omsorgsfull, eftersom han i vissa situationer fungerar som en representant för företaget framför kunderna.

Kontorschefen måste ha ett kompetent och logiskt strukturerat tal samt behärska affärsetik, eftersom han ofta är involverad i att organisera affärsförhandlingar och företagsmöten.

Användbar kunskap, till exempel telefonnumret till en bra elektriker eller en lunchleveransservice, kommer inte att skada. I många företag kontrolleras faktiskt beställningen på kontoret, såväl som medarbetarnas mättnad av chefen.

Essential Office Manager Skills

1. Det första kravet för en sådan anställd är god kunskap om datorn och Internet. Om sökanden, förutom Word och Excel, kommer att äga Photoshop eller Office Picker Manager, är detta en annan anledning att anställa honom och inte någon annan.
2. Hög utskriftshastighet. Förmågan att snabbt skriva texter är en av de viktigaste för en kontorschef.
3. Kompetens i administrativ ledning som erhållits i tidigare jobb krävs om en person får ett jobb i ett stort företag.
4. Pappersarbeten. Dokumentation är ett av huvudansvaren för denna typ av specialister, så grundläggande kunskap är nödvändig.
5. Säker användning av kontorsutrustning. Fax, skrivare, skannrar - allt detta ska ligga i kontorschefens kompetens.
6. Färdigheter av kompetent och diplomatisk kommunikation. Kontorschefen måste inte bara kommunicera kompetent utan han måste kunna lösa konfliktsituationer om det behövs.
7. Färdighet i ett främmande språk. I stora internationella företag måste kontorschefen vara flytande i minst grundläggande engelska.

Allmänna bestämmelser i arbetsbeskrivningen

Kontorschefens position godkänns av företagets VD. I olika företag kan det skilja sig åt i vissa avseenden, men i allmänhet förändras de viktigaste bestämmelserna inte. Det är nödvändigt att bekanta dig med arbetsinstruktionen innan du undertecknar anställningsavtalet, så att du inte senare klagar över att det inte var en del av dina planer att fullgöra vissa uppgifter.

Allmänna bestämmelser kan indikera:

• vem som är ansvarig för att anställa kontorschefen;
• som har rätt att befria honom från sin tjänst;
• till vilken den anställde rapporterar;
• som rapporterar till kontorschefen;
• som utför sina uppgifter som en kontorschef i sin frånvaro etc.

Vanligtvis rapporterar kontorschefer till VD. Kontorsadministratörerna rapporterar kurirer, förare, städare etc.

I de allmänna bestämmelserna kan det också anges vilken anställd med vilken kvalifikationsnivå som kan accepteras för den beskrivna befattningen.

Direktuppgifter

I nästa stycke i instruktionerna anges arbetsuppgifterna för en kontorschef.

För CV för lediga jobb skriver ofta sökande i en separat kolumn vilka ansvarsområden de utförde vid ett tidigare kontor. Så arbetsgivaren får mer information om den sökandes färdigheter.

Vilka objekt kan vara en direktörs direkta ansvar?

1. Övervaka telefonsamtal. Medarbetaren måste svara på inkommande samtal, efter bästa förmåga, svara på frågor från motståndare och även informera sina överordnade om informationen de bad om att överföra.
2. Sammanställning av dokumentation. Lagring och redovisning av dokument, kontroll av korrespondens, utförande av order etc. - Det här är kontorschefs direkta ansvar.
3. Reproduktion av dokument. På specialinstruktioner från chefen utför medarbetaren kopiering och dubblering av arbetet.
4. Skapa brev, förfrågningar - dvs Korrespondens med partners, kunder eller leverantörer på begäran av omedelbar handledare.

En kontorschefs uppgifter kan omfatta minst sex andra typer av arbete. Men i varje företag bestäms belastningen på specialister i denna kategori individuellt.

Office Manager-rättigheter

Varje instruktion från en kontorschef inkluderar inte bara skyldigheter utan också rättigheter.

1. För att ge fullständig information. För att utföra vissa uppgifter har kontorschefen rätt att kräva tillhandahållande av den mängd information, inklusive konfidentiell, som han behöver.
2. Sunda förslag till rationalisering. Om det är nödvändigt för organisationen av kontorsarbete, innovationer eller ytterligare order från generaldirektören, har chefen rätt att erbjuda att introducera dem.
3. Kräv lämpliga arbetsförhållanden. Om de officiella uppgifterna inte kan utföras på grund av bristen på nödvändiga villkor kan kontorschefen kräva att de skapas.
4. Handla inom kompetensen. Efter att ha studerat arbetsbeskrivningen har medarbetaren rätt att fatta beslut och ge order, men endast inom ramen för sin kompetens.

Detta är en grov guide till de rättigheter en kontorschef har. De kan kompletteras eller minskas beroende på institutionens detaljer.

Ett ansvar

Kontorschef är ett yrke som också innebär ett visst ansvar. Omfattningen och bestraffningen för brott mot reglerna bestäms av varje arbetsgivare individuellt. De vanligaste punkterna som ansvaret för i arbetsbeskrivningarna ser ut så här.

1. För vårdslös inställning till sina uppgifter. Ointrädesvis utförande av order och annan vårdslöshet är anställdens fel, för vilket det är nödvändigt att svara.
2. För avslöjande av konfidentiell information. I anställningsavtal och arbetsbeskrivningar måste du noggrant läsa klausulerna om informationens sekretess. För hennes avslöjande kan du oftast förlora ditt jobb.
3. För brott mot kompetens. Åtgärder utanför anställdas kompetensområde är inte tillåtna.
4. För brott mot arbetsplanen etc. Brott mot arbetsplanen, brandsäkerhetsregler eller säkerhetsåtgärder är också anställdas ansvar.

Fördelar och nackdelar med yrket

Detta yrke har, liksom många andra, ett antal fördelar och nackdelar. Så, vad är fördelarna med att arbeta på kontorschefen?

Svaren från arbetare som arbetar på detta område avser för det första den stora efterfrågan på detta yrke: efter att ha fått lite erfarenhet inom detta område är det inte svårt att hitta ett bättre betalt jobb. De administrativa färdigheter som förvärvas i arbetet är relevanta i vardagen. Dessutom kan du arbeta som kontorschef utveckla dina kommunikationsförmågor.

Bland minusen är den ökade psykologiska bördan som de anställda upplever, eftersom du på en arbetsdag måste lösa många olika frågor. Dessutom laddar chefer, förutom direktuppgifter, ofta kontorschefer med personliga förfrågningar och ytterligare instruktioner.

Var ska jag studera yrket?

Den kontorschef som detta är är tydlig från ovanstående. Men var kan man lära sig detta yrke?

Det finns ingen speciell fakultet som skulle förbereda kontorschefer vid något universitet. Men ofta vill chefen att en person med högre utbildning ska inneha denna position. Vilken typ av utbildning detta kommer att vara är inte alltid viktigt - det viktigaste är att den sökande är en examen vid universitetet. I provinsstäder kan denna ställning tas även efter 9 utbildningsklasser. Varje företag bestämmer individuellt vilken kontorschef det kräver.

Framför allt kommer arbetsgivaren att vara intresserad av andra egenskaper hos kandidaten:

• om han har arbetat på detta område tidigare;
• Hur välbevandrad i datorn;
• Vet pappersarbete;
• Talar han språk etc.

Du kan inte diskontera en persons kommunikativa färdigheter. Om allt är i ordning enligt dessa indikatorer ökar chansen att få ett jobb.