Hur skapar man jobbprofiler för att hitta värdefulla medarbetare?

Video: Ep 23 Anna Lindqvist - Så bygger du varumärke med dina medarbetare 2024, Maj

Innan varje chef eller HR-chef, förr eller senare, blir frågan om att fylla en ledig position. Att välja en bra specialist är inte en lätt uppgift. För detta ändamål upprättar chefer ganska ofta jobbprofiler som hjälper dig att navigera i kraven för den sökande.

Definition av ett koncept

Jobbprofiler är en uppsättning professionella och personliga kompetenser som en kandidat för ett jobb måste uppfylla. För närvarande finns det ingen formaliserad beskrivning av de egenskaper som en representant för ett visst yrke borde ha, och därför utarbetar chefer dessa dokument oberoende.

Vi kan säga att positionen är en typ av standard enligt vilken arbetstagaren måste fullgöra sina uppgifter. Beskrivningen ska vara detaljerad och viktigast av allt - realistisk. Dokumentet ska visa följande huvudobjekt:

platsen och betydelsen av positionen i organisationen av ett visst företag;
funktionellt ansvar som måste utföras av den anställd som accepteras för denna tjänst;
en profil som listar de kärnkompetenser som en kandidat för en position ska ha;
personliga egenskaper som är nödvändiga för att utföra vissa uppgifter;
minimilista med krav som organisationen ställer till sina anställda.

Således kan vi säga att jobbprofiler är en uppsättning egenskaper som en anställd måste uppfylla. Detta är en specifik standard som beskriver ansvarsområden, samt kvalifikation och personliga parametrar för den sökande.

Varför behöver jag jobbprofiler?

HR-chefer möter regelbundet frågan om att stänga en ledig tjänst. Om du inte har utarbetat en uttömmande profil för tjänsten bör du inte fortsätta med det direkta urvalet av anställda. Detta dokument är ett tips som används i följande fall:

urval av kandidater för att fylla lediga tjänster;
för certifiering av redan arbetande personal för att avslöja graden av efterlevnad av den innehavna positionen (detta gäller även anställda som har passerat provperioden);
för att utarbeta planer för personalutbildning och avancerad utbildning;
om du behöver skapa en reserv för personal för framtiden;
för att planera karriärtillväxt och ytterligare marknadsföring av anställda till ledande befattningar i organisationen.

Ganska ofta förväxlas jobbprofilen för en kandidat till en tjänst med arbetsbeskrivningen. Den grundläggande skillnaden mellan de två dokumenten är att det andra sammanställs på grundval av lagkrav. Jobbbeskrivning är ett allmänt dokument som är förberett för yrket som helhet och inte för en specifik anställd i en viss organisation. Den definierar huvudansvaret och arbetsförhållanden. En jobbprofil är ett lokalt dokument som inte har tydliga krav på innehåll och struktur. Personalchefen (eller andra personalanställda) sammanställer det baserat på deras egen erfarenhet eller organisationens allmänna praxis.

Professionella kompetenser

Varje befattning kräver att en anställd har viss kompetens. Detta är kvalifikationsegenskaper som är nödvändiga för utförandet av vissa verk. Så, kompetensprofilen för ett inlägg innehåller vanligtvis följande objekt:

strategiskt tänkande (innebär förmågan att göra långsiktiga planer med hänsyn till möjliga risker och alternativa alternativ);
påverkan på andra (förmågan att försvara ens synvinkel, liksom att övertyga andra om dess korrekthet);
problemlösningsfärdigheter (förmåga att tillräckligt svara på icke-standardiserade situationer och svårigheter, samt snabbt hitta vägar ur dem);
informationssökning (dataval och filtrering, förmågan att hitta och använda relevanta källor);
förmåga att arbeta med klienter och motparter (med hänsyn till intressen, förståelse av psykologi, tillgodose önskemål och behov);
flexibilitet (snabb respons och beslutsfattande i enlighet med en förändrad situation);
fokusera på kvalitet (kunskap och uppfyllande av alla krav och standarder, samt önskan om kontinuerlig förbättring).

Beroende på positionen i fråga kan listan över kompetenser utökas eller förminskas. Den professionella profilen för tjänsten innehåller inte bara krav utan också graden av deras svårighetsgrad (grundläggande, hög, högsta). Denna indikator kan bestämmas genom en intervju eller genom speciella psykologiska test.

Hur sammanställs det

Att skapa en profil för ett inlägg är en ganska mödosam process. Dess nödvändighet beror på det faktum att det här dokumentet låter dig bestämma parametrarna som en värdefull anställd ska ha. Efter att ha formulerat profilen korrekt underlättar HR-personalen kraftigt processen att söka och välja nya anställda. När du förbereder ett dokument är det värt att följa ett antal rekommendationer och regler:

Inläggets titel bör vara kortfattad och tydligt återspegla dess väsen. Det är också värt att skriva en kort beskrivning som innehåller en lista över de anställdas huvudansvar. Det kan presenteras som en lista med uppgifter. Detta kommer att ligga till grund för inläggets profil.
Listan med grundläggande information om befattningen ska innehålla inte bara arbetsordning, utan också lönens storlek, som kommer att vara en av de viktigaste punkterna i intervjun. Det är också värt att beskriva hierarkin av underordnad, samt en ungefärlig lista över personer som den nya anställda kommer att behöva interagera med.
För att utföra jobbuppgifter krävs en uppsättning specifika kompetenser. Denna lista bör inte vara för omfattande (högst 10 poäng). Det kan sammanställas på grundval av personlig erfarenhet, teoretisk forskning, observationer av anställda samt en sociologisk undersökning. Du kan dela in kompetenser i flera grupper (till exempel specifika och företags).

Profilen ska vara både kortfattad och rymlig. Detta gör att du kan få omfattande information utan att spendera för mycket tid på att bearbeta den.

De viktigaste stadierna i skapandet

Utvecklingen av en jobbprofil inkluderar flera på varandra följande steg:

I det första skedet av förberedelsen av dokumentet bör arbetsbeskrivningar studeras noggrant, liksom all information om företagets detaljer. Du kan genomföra intervjuer med anställda eller en sociologisk undersökning med hjälp av standardiserade formulär.
Därefter bestäms cirkeln av personer som kommer att vara direkt involverade i arbetet. Oftare än inte, HR-specialister hanterar denna fråga. Det är dock också viktigt att involvera chefer för andra tjänster för vilka profiler sammanställs. Arbetet kan utföras gemensamt eller separat med efterföljande integrering av resultaten i ett slutligt arbetsdokument.
Det tredje steget innebär att man studerar företagets organisationsstruktur för att bestämma platsen för en position i det. Underordnade bör identifieras såväl som omedelbara överordnade till vilka den nya anställda kommer att hålla en rapport.
Följande är en detaljerad beskrivning av funktionsansvaret som motsvarar en viss position. Grunden är inte bara rättsakter utan också personlig erfarenhet i ett visst företag.
I det femte steget måste personalchefen (eller en annan specialist som är involverad i utarbetandet av profilen) bestämma listan över kunskap och färdigheter som kommer att krävas för att utföra jobbuppgifter. Det handlar om professionella kompetenser.
Efter att ha definierade kompetenser är det viktigt att fördela dem beroende på graden av vikt, liksom nivån på vilken en specialist ska ha dem. Detta underlättar urvalsprocessen.
Därefter måste deltagarna i arbetsgruppen bestämma vilka personliga egenskaper en sökande för att fylla en ledig tjänst ska ha. Ibland är karaktärsdrag ännu viktigare än professionella kompetenser, eftersom det senare kan utvecklas, och det förra kan bli ett allvarligt hinder för arbetsprocessen.
I det åttonde steget är det nödvändigt att fastställa de allmänna kraven för den anställda. Vanligtvis är det kön, ålder, utbildningsnivå eller arbetslivserfarenhet och så vidare. Det är värt att notera att de två första tecknen inte alltid är lämpliga att använda, eftersom lagen kan tolka dem som diskriminering.
Det sista steget omfattar definitionen av kriterier i enlighet med vilken den anställdes arbetseffektivitet kommer att fastställas. De kan användas under provperioden eller för periodisk bedömning av arbetskvaliteten hos befintliga arbetare.

Det är värt att notera att denna algoritm inte är obligatorisk för efterlevnad i alla organisationer. Beroende på företagets storlek, liksom specificiteten i dess organisationsstruktur, kan vissa steg missa, och ytterligare sådana kan också introduceras.

Provsamling

För närvarande finns det ingen enhetlig form i enlighet med vilken en profil av kraven för positionen skulle sammanställas. Och yrkena i varje företag kan ha specifika krav. Ändå har HR-chefer redan utvecklat en viss praxis i enlighet med vilken en jobbprofil sammanställs. Ett prov kan se ut så här:

arbetstitel enligt bemanningsbordet;
kort beskrivning (vad den anställde ska göra);
väsentliga förutsättningar (arbetsschema, ersättningsnivå etc.);
krav som ställs till den sökande för tjänsten (utbildningsnivå, arbetslivserfarenhet inom ett visst område, vissa speciella färdigheter);
utvidgad lista över jobbansvar;
företagskompetenser som en potentiell anställd i en viss organisation bör ha;
psykologiska tester och andra metoder för att bedöma anställdas efterlevnad av en viss position.

Detta är en ungefärlig mall. Oftast är detta strukturen för jobbprofilen. Provet kan utökas eller minskas, beroende på organisationens struktur. Ytterligare parametrar kan också anges för specifika inlägg.

HR-profil

Personalchefen är en av de mest ansvarsfulla positionerna i företaget, eftersom den kvalitativa sammansättningen av anställda beror på den anställda. Därför ställs särskilda krav på personalombud, vilket återspeglas i ett sådant dokument som positionens profil. Ett prov kan vara följande:

arbetsförmåga med människor (personalchefen måste ha kommunikation och lösa tvister);
snabbt engagemang (HR-specialist bör inte vara likgiltig, han borde ha intresse av att lösa vissa problem);
ta initiativ i frågor som rör förbättring av personalens struktur och kvalitet;
öppenhet för kommunikation (denna kvalitet är nödvändig med tanke på positionens specifika funktioner);
entusiasm för att lösa aktuella problem;
positivt humör, som kommer att överföras till alla andra medlemmar i teamet;
förmåga att föra ett samtal (det är chefen som spelar den ledande rollen i konversationen med potentiella och verkliga anställda);
ledarskapsförmåga;
offentliga talfärdigheter (för att presentera rapporter och rapporter till ledande befattningshavare, samt för att genomföra seminarier för underordnade);
icke-standardtänkande för att fatta kreativa beslut i nödsituationer;
oratoriska färdigheter, övertalighet av uttalanden;
tänkningshastighet och snabbhet i handlingar;
förmåga att anpassa sig till förändrade förutsättningar (samt hjälpa nyanställda anställda);
brist på rädsla för risk (denna egenskap bör vara måttligt uttalad);
oberoende i beslutsfattande;
förmågan att experimentera och hitta nya strategier för hantering;
en humor som hjälper till att upphäva stressiga och stressande situationer.

Profilen för positionen för den chef som ansvarar för urval av personal bör utarbetas med särskild försiktighet, eftersom denna position är en av nycklarna i alla företag. En person som ansöker om denna position måste uppfylla kraven fullt ut, eftersom det är på hans axlar som ansvaret för personaldannelsen vilar.

Krav på försäljningschef

Ganska ofta kan du träffa en sådan ledig tjänst som försäljningschef. Trots att många ungdomar startar sina karriärvägar med liknande arbete, ställs ganska allvarliga krav till de sökande redan i detta skede. En typisk profil för en försäljningschefsposition är som följer:

beredskap för ständig kommunikation med ett brett spektrum av människor (leverantörer, kunder, kunder och så vidare);
förmåga att snabbt fatta beslut efter förhandlingar med motparter;
förmågan att upprätthålla en optimistisk stämning i konversationen, samt skapa en atmosfär av förtroende;
tänkande kreativitet (viktigt i presentationen av produkten);
förmågan att rationellt organisera din tid (eftersom arbete innebär många dagliga möten och förhandlingar);
diplomatisk ton i kommunikation med entreprenörer och kunder;
emotionell balans, förmågan att förbli lugn i stressiga situationer, samt snabbt hitta en väg ut ur konflikter;
förmågan att hitta ett gemensamt språk med olika typer av personligheter;
lojalitet till produkten som säljs.

Det är värt att notera att en mycket ungefärlig profil för positionen ges. Ett exempel kan utökas eller förkortas, beroende på behoven hos en viss organisation.

Grundläggande tillvägagångssätt för jobbprofil

Utvecklingen av en jobbprofil kan genomföras i enlighet med två huvudsakliga strategier:

Situationssättet innebär att dokumentet sammanställs på akut basis när det är brådskande att stänga en ledig tjänst. Eftersom tiden är mycket begränsad utarbetas dokumentet mycket ungefär, vilket endast anger de mest grundläggande kraven för en potentiell anställd. I framtiden kan detta arbetsstycke fungera som en fullständig profil.
Den metodiska metoden innebär grundligt arbete, vilket resulterar i att tydliga egenskaper hos positionen, nödvändiga kompetenser, personliga egenskaper och funktionella ansvarsområden kommer att utvecklas. Den kommer att innehålla all omfattande information och kommer därför att betraktas som ett arbetsdokument vid sökning och urval av personal. Eftersom organisationen genomgår några reformer kommer profilen också att genomgå förändringar.

rön

Det är värt att notera att för framgångsrikt urval av personal är det viktigt att positionsprofilen utarbetas hos företaget. Det är ganska svårt att ge ett exempel på ett enhetligt dokument, eftersom denna fråga inte regleras av lagen, men förblir bedömningen av företagsledarna.

Profilen är ett av de viktigaste verktygen som används vid valet av kandidater för en viss ledig position. I enlighet med detta dokument kan dessutom periodisk certifiering av personal eller verifiering baseras på försöksperiodens resultat. Beroende på resultaten av studien kan anvisningar för att förbättra kvalifikationsnivån identifieras.

Vid sammanställning av en profil kan en av två metoder användas. En situation uppstår när det är brådskande att stänga en ledig tjänst. I det här fallet kan arbetsbeskrivningen göras väldigt ungefär som endast anger huvudegenskaperna. Om vi pratar om den metodiska metoden, utvecklas ett ingående detaljerat dokument, som ständigt används för att utöva personalval.

Den typiska processen att utveckla en jobbprofil innebär att gå igenom flera på varandra följande steg. Till att börja med studerar vi yrkets egenskaper, liksom kraven för det, som lagts fram av lagstadgade rättsakter. Det är också nödvändigt att bilda en grupp kompetenta specialister som kommer att delta i utarbetandet av dokument. Profilen sammanställs med hänsyn till företagets organisationsstruktur, och därför bör den också studeras noggrant. Huvuddelen av dokumentet är en beskrivning av en potentiell anställds jobbansvar samt krav på kompetens. Det är också värt att uppmärksamma personliga egenskaper (sällskaplighet, stressmotstånd och så vidare).