Biträdande avdelningschef: funktioner och ansvar, kvalifikationer, personliga egenskaper

I den här artikeln vill vi införa en av de ledande positionerna som finns i nästan alla stora organisationer. Detta är avdelningens vice chef. Tänk på en specialistbeskrivning, arbetsuppgifter. Och analysera också positionen ur den sökandes perspektiv - nödvändiga personliga och yrkesmässiga kvaliteter, en ungefärlig CV, utbildning, arbetslivserfarenhet.

Allmänna bestämmelser

Och vi börjar med arbetsbeskrivningen för avdelningens vice chef. Dokumentet innehåller ett antal grundläggande allmänna bestämmelser. Låt oss analysera dem:

1. Biträdande avdelningschef - ledning. Specialist i kategorin "toppchef".
2. Medborgare med högre yrkesutbildning accepteras för tjänsten (i riktningen relaterad till arbetsgivarföretagets verksamhet). Arbetserfarenhet specifikt inom specialiteten - minst 3 år.
3. Både utnämning och avskedande av en biträdande chef för en avdelning är befogenheten för organisationens eller företagets chef. Godkännande och uppsägning utförs enligt den order som undertecknats av denna tjänsteman efter tillhandahållande av chefen för denna avdelning.
4. Institutionens vice chef rapporterar till avdelningschefen.
5. Under frånvaron av denna tjänsteman på arbetsplatsen (semester, sjukfrånvaro, mammaledighet etc.) ska hans arbetsuppgifter överföras till den anställd som utses av ledningen på det föreskrivna sättet. Denna anställd tillträder tillfälligt uppgifterna som biträdande avdelningschef (direktör). Han bär också fullt ansvar för deras (arbetsuppgifter) ofullständiga, felaktiga prestanda eller för att ignorera dem.

Grundläggande krav för en specialist

Institutionens biträdande chef (avdelningschef) bör veta följande:

• Beställningar, beställningar, andra riktlinjer och normativa officiella anvisningar med avseende på deras verksamhetsområde.
• Grunder för arbetarskydd, ekonomi, organisering av arbetet, personalhantering.
• Rysslands arbetslagstiftning.
• Reglerna för den anställda organisationens interna arbetsschema.
• Regler och normer för säkerhetsåtgärder, brandskydd, industriell sanitet.

Specialistkrav

Jobbbeskrivningen för avdelningens vice chef är inte ett universellt dokument. Ytterligare krav för kvalificering av specialist varierar beroende på vilken avdelning eller organisation han arbetar i. Tänk till exempel avdelningen för material och teknisk support.

De specifika kraven för "ställföreträdaren" är följande:

• Känner till grunderna för att organisera teknisk och materiell support, lastning och lossning.
• Känner till reglerna och rutinerna för att ta emot och skicka varor, beställa lämpliga fordon och containrar.
• För att kunna korrekt utarbeta officiell dokumentation för mottagande och utsändning av varor, såväl som deras klagomål om bristande överensstämmelse med leveransvillkoren och de tekniska kraven hos det anställningsföretaget.
• Känner till gällande bestämmelser, regler för nomenklaturen för produktleveranser, standarder för bränsle eller råvaror, lager, apparater, material etc.
• Var medveten om villkoren för transport och lagring av produkter från ditt företag eller partners.

Arbetsbeskrivning

Detta avsnitt av arbetsbeskrivningen för avdelningens vice chef kommer inte att vara universellt. Innehållet är unikt för alla verksamhetsområden för företag och deras divisioner. Vi föreslår att du bekanta dig med det ungefärliga innehållet i avsnittet för samma exempel (biträdande. Institutionen för tekniskt och materiellt stöd för organisationen):

• Hantering av den underordnade avdelningens arbete vid beräkning av företagets eller företagets behov i råvaror (för produktionsområdet).
• Tillhandahålla chefen för sin avdelning för godkännande av planeringsdokument, projekt, vid behov, företaget i material, råmaterial, produkter under en viss tidsperiod (till exempel för nästa kalenderår).
• Analys av rörelsen av produkter, material i företagets lager.
• Korrigering och kontroll av företagets produktionsavdelningar i materiella resurser (inklusive vid ändring av produktsortimentet).
• Upprätta en verkställande balans på material för produktion av huvudkategorin av varor, fastställa avvikelser i närvaro / frånvaro av nödvändigt material.
• Förberedelse av förslag till chefen för hans avdelning (tekniskt och materialstöd) om material som finns i lager utan rörelse - om möjligt, deras framgångsrika användning, implementering.
• Direkt deltagande i kommissionen för inventering av råvaror i företagets lager.
• Utarbetande av statistisk rapportering om rörelse och användning av materiella resurser enligt redan godkända sätt och former.
• Deltagande i genomförandet av åtgärder för ekonomisk användning av råvaror, utrustning genom att sänka kostnaderna för inköp, leverans och lagring av dessa.
• Övervaka verksamheten i företagets verkstäder (om sådana finns) om användning, lagring och redovisning av materiella tillgångar där.

Respons

En annan uppgiftskategori för avdelningschefen. I vårt exempel, enheter av material och teknisk support. Uppgifterna för chefen för personalavdelningen här kommer naturligtvis att vara olika.

Återkoppling innebär att man får ”ställföreträdare” från andra strukturella enheter i företaget eller organisationen av följande:

• Företagets produktionsavdelningar. Produktionsplaner, både för nuvarande och för nästa aktivitetsperiod för att beräkna behovet av vissa materialresurser.
• Lager i teknisk / materialförsäljningsavdelningen. Information om resterna av materiella tillgångar, deras rörelse i lagret.
• Chefer för företagets tekniska avdelningar. Normerna för konsumtion av material, råmaterial för produktion av en specifik typ av produkter, liksom förändringar i konstruktion, produktion, struktur, varors sammansättning, som kräver en omberäkning av behovet av råvaror eller annat material.

Specialisträttigheter

Rättigheterna för ställföreträdande personalavdelningarna, materiellt stöd, samarbete, betalningar och överföringar kommer att vara desamma - oavsett tjänstemans specialisering.

Detta avsnitt innehåller följande - rättigheter till:

• Kännedom med projekten från företagets eller organisationschefen som direkt eller indirekt relaterar till avdelningens arbete.
• Inlämning för övervägande av företagsledningen, företaget, företaget av ett antal förslag för att förbättra sin egen verksamhet, som föreskrivs i ställföreträdets arbetsbeskrivning.
• Inom gränserna för deras kompetens att meddela chefen för sin egen avdelning om de identifierade bristerna, brister i arbetet i denna strukturella enhet. Och kom också med förslag på deras utrotning, undvikande och så vidare.
• Att genomföra nödvändig interaktion med ledarna och deras suppleanter i andra strukturella enheter i organisationen.
• Visa, underteckna officiell dokumentation inom dess behörighet.
• Kom med förslag för att uppmuntra framstående anställda i sin egen enhet. Samt påföljder (enligt den ryska arbetslagen) för brott mot arbetskraft och / eller produktionsdisciplin.
• Efterfrågan från chefen för sin strukturella enhet, direktören för hela organisationen, hjälp med att förverkliga sina arbetskraftsrättigheter och utföra officiella uppgifter.

En tjänstemans ansvar

Biträdande chef, avdelningschef ansvarar för beslut som fattats, undertecknade dokument och kontrakt, felaktigt utfört arbete eller passivitet.

Arbetsrätten innebär följande ansvar för denna officer:

• För felaktig prestanda eller bristande utförande av sina arbetsuppgifter, som föreskrivs i ställföreträdets arbetsbeskrivning. I den utsträckning som implicerar Rysslands arbetslagstiftning.
• För brott under genomförandet av hans arbetaraktivitet. Ansvarsgränserna begränsas av den ryska federationens administrativa, straffrättsliga och civila lagstiftning.
• För att ha orsakat väsentlig skada på arbetsgivarföretaget. Ansvarsgränserna regleras av Rysslands arbets- och civillagstiftning.

Biträdande sammanfattning

Det finns många meritförteckningar från sökande till befattning som biträdande avdelningschef vid arbetsutbyten och som svar på förslag från organisationer. Egentligen behöver du idag inte vissa färdigheter i att sammanställa sådana dokument: du kan hitta många mallar, exempel, exempel där du kan ange information om dig själv, utbildning och karriär ganska kompetent, informativt och kortfattat. Många arbetsutbyten erbjuder även att fylla i standardformuläret för återupptagning.

Men när du söker arbete som avdelningschef, är det viktigt att du inte glömmer att ange följande personliga uppgifter om dig själv:

• Typ av anställning som du är redo för: heltid / deltid, beredskap för affärsresor, skiftarbete.
• Bostadsort, möjligheten att flytta.
• Ålder, civilstånd.
• Information om utbildning: fullt namn på universitetet eller den yrkesinriktade utbildningsinstitutionen, fakulteten och specialitet där utbildningen genomfördes. Kandidat, master eller specialist. Studieform - heltid, seminarium, korrespondens, distans. Om den sökande har ett rött examensbevis eller andra skillnader i utbildning, är det lämpligt att notera detta (särskilt för unga specialister).
• Information om ytterligare utbildning, seminarier och utbildningar, omskolning / avancerad utbildning. Det presenteras enligt följande plan: utbildningscentrets namn, förberedelseriktning, kursens namn, antal timmar och examensbevis. Naturligtvis är det viktigt att bara ange vad som är relevant för det framtida arbetet.
• Kunskap om ett främmande språk (kategori enligt internationell standard).
• Tillgänglighet för körkort (kategori).
• Sökandens personliga egenskaper.
• Erfarenhet. Oavsett om du letar efter arbete i polisavdelningen (biträdande chef för polisavdelningen) eller inom informations-, handel-, produktionsmiljön kommer den här artikeln att vara den viktigaste, grundläggande överallt. Arbetsgivaren kommer att uppmärksamma honom i CV. När allt kommer omkring kräver alla ledarställningar att den sökande har arbetslivserfarenhet, dessutom lyckad och produktiv. Platser för tidigare anställning anges i omvänd kronologisk ordning - från den senare till den tidigare.
• Förväntad lön. Som regel skriver erfarna sökande inte specifika nummer här och begränsar sig till ett blygsamt "efter överenskommelse."

Specialistens personliga egenskaper

Denna kolumn i CVen är inte den viktigaste för en HR-specialist. Det är dock viktigt för den sökande. Dessa eller andra personliga egenskaper, karaktärstyper hjälper till att framgångsrikt fungera som avdelningens vice chef - utredare, personal, försäljning och marknadsföring.

De allmänna egenskaperna för tjänstemännen är följande:

• Stressmotstånd.
• Hög grad av ansvar.
• Punktlighet.
• Drift.
• Organisatorisk talang.
• Förenlighet, förmågan att hitta en metod för olika människor.
• Öppenhet för ny kunskap och erfarenhet.
• Initiativ.

Kolumnen "arbetslivserfarenhet"

Vi har redan sagt att det här avsnittet är det viktigaste i CVen för den som söker en ledarposition. Därför bör specialisten ägna stor uppmärksamhet åt att den är klar. Informationen ska vara kortfattad och omfattande. Läsarens uppmärksamhet fokuseras endast på viktiga detaljer i karriären. Och viktigast av allt, uppgifterna bör vara extremt sanna. Det är möjligt att HR-chefen kommer att kontakta den tidigare arbetsgivaren för biträdande chef för personalavdelningen för att verifiera äktheten av vissa fakta i arbetsbiografin.

Information om varje tidigare arbetsplats anges på liknande sätt:

• Upptagen period. Tidsperioden anges på samma sätt som i arbetsboken.
• Positionens fulla namn.
• Organisationens fulla namn, kort information om dess verksamhet - en bank, ett metallurgiskt företag etc.
• Den officiella webbplatsen, e-postadress, telefonnummer till den ansvariga som kommer att ge HR-chef tillgång till din tidigare arbetsgivare.
• Typ av anställning: heltid / deltid, skift, affärsresor.
• Professionella färdigheter som används för att utföra sina uppgifter.
• Lista över prestationer på denna arbetsplats.

Låt oss titta på ett litet exempel:

• Chef för avdelningen för samarbete.
• PJSC "Inköp-Omsk".
• Verksamhetsområde: upphandling, leverans.
• Arbetstid: 10/03/2010 - 08/08/2014. Total löptid: 3 år 9 månader.
• Begagnade yrkeskunskaper: inköp av produkter, organisering och planering av utbudet av upphandlingsaktiviteter; företagets budgethantering, kostnadskontroll; pre-contractual / contractual work with partners, reclamation aktiviteter; urval av leverantörer, bedömning av deras konkurrenskraft; söka efter alternativa partners.
• Prestationer på arbetsplatsen: optimering av produktionskostnader, minskning av företagskostnader, stabil tillgång till företagets materiella behov under hela karriären.

Biträdande avdelningschef - en position som är karakteristisk för olika företag och organisationer. Därför kommer arbetsbeskrivningarna för suppleanter att variera när det gäller fyllning av avsnitt. När man letar efter arbete är emellertid de allmänna standarderna för att sammanställa ett CV, som anger information om arbetslivserfarenhet, relevanta.